Du bist am Limit. Deine Praxis läuft und du hast viele Kunden.
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Sobald du Jobs weggibst, die du weder gut kannst noch gern tust, verdienst du mehr Geld. @SandraHolze
Jetzt teilenDu bloggst, machst Videos, schreibst Emails, stellst all den Kram online. Du baust Grafiken in Canva, beantwortest Emails von Kunden, machst die Buchhaltung und schreibst Rechnungen. Sprich du machst alles.
Deine To-Do-Liste wird nicht kürzer sondern länger. Das ungute Gefühl, zu viele wichtige Dinge liegen zu lassen, wächst.
Du willst wachsen und dein Business vergrößern. Aber noch mehr zu arbeiten ist nicht drin.
Das Problem: Du bist das Nadelöhr
Solange du das Nadelöhr in deinem Business bist, wirst du nicht wachsen.
Wenn du versuchst, alles selbst zu erledigen, wirst du zum Nadelöhr in deinem Business. So ist Wachstum nicht möglich.
Dazu kommen die bekannten Nebenwirkungen: Dein Stresspegel geht hoch. Das Gefühl der Überforderung schleicht sich ein. Und irgendwann kommt der Tag, an dem du keine Lust mehr auf dein Business hast.
Diese Unlust sickert durch bei allem was du tust. Und hier liegt das Problem:
Du bist nicht anziehend für neue Kunden, wenn du gestresst und genervt bist.
Zeit also, dir Hilfe zu holen.
Auch wenn du denkst, du kannst dir fremde Hilfe noch nicht leisten – du kannst! Ich zeig dir gleich wie.
Ich kann sagen: Allein würde ich meinen Umsatz nicht jährlich verdoppeln. Das ist schlicht unmöglich.
Ohne fremde Hilfe wirst du nicht wachsen. Punkt.
Der Schlüssel zu Wachstum ist NUR die Dinge zu tun, die du herausragend gut kannst und die dir Geld bringen.
Alles andere MUSST du mit der Zeit abgeben, wenn du wachsen willst.
Dein langfristiges Ziel muss es sein, dich 80% deiner Zeit in deiner Geniezone aufzuhalten und 20% deiner Zeit mit Dingen, die du sehr gut machst.
So schöpfst du dein Potenzial voll aus und nutzt deine Zeit bestmöglich. Das ist der einzige Weg zu wachsen, wenn du dabei nicht durchdrehen willst.
Deine Aufgabe: Finde deine Geniezone
Mach folgende Aufgabe, wenn du sofort mehr Zeit für dein Wachstum finden willst.
Schritt 1: Schreib alle Tätigkeiten auf, die in deinem Business anfallen
Mach eine komplette Liste mit allen Dingen, wie: die Arbeit mit deinen Kunden, Marketing, Vertrieb, Verkauf, technische Pflege, Einpflegen von Webseiten-Inhalten und Email-Newslettern, Design und Grafiken erstellen, Buchhaltung, Kundenservice, Kunden-Emails beantworten, usw.
Schritt 2: Ordne die Tätigkeiten in den passenden Quadranten ein
Du willst alle Tätigkeiten in einen der 4 Quadranten einordnen.
Finde deine Geniezone
1) Dinge, die du genial kannst = deine Geniezone
In deiner Geniezone befindest du dich, wenn du Dinge tust, die niemand so gut kann wie du und mit denen du herausragende Ergebnisse erzielst. Das sind Tätigkeiten, bei denen dir das Herz aufgeht und wo du im Fluss bist. Das sind Dinge, die du den lieben langen Tag tun würdest, auch ohne Bezahlung, einfach weil sie dir solchen Spaß bereiten.Hierzu zählt höchstwahrscheinlich die Arbeit mit deinen Kunden, dein Coaching, das Finden von Strategien und ähnliches.
Für mich sind das Aktivitäten, wie Content-Ideen finden und formulieren und Kurs-Inhalte und Webinar-Inhalte strukturieren und formulieren. Also mir zu überlegen, wie ich komplexe Dinge einfach erklären und unterhaltsam vermitteln kann.
2) Dinge, die du sehr gut kannst
Tätigkeiten, die du sehr gut kannst, sind solche, für die du von Kunden häufig gelobt wirst. Du kannst diese Sachen sehr gut, aber musst dich schon verdammt mehr anstrengen. Diese Dinge würdest du unbezahlt nicht freiwillig tun.
Für mich gehört das Schreiben von Blog-Artikeln hierzu. Ich kann gut schreiben, aber ehrlich gesagt, bin ich beim Artikel-Schreiben nicht in meiner “genialen Zone” und muss viel Mühe und Selbstmotivation aufbringen.
3) Dinge, die du kannst
Du bist kompetent in diesen Dingen und wahrscheinlich nehmen diese Tätigkeiten viel Zeit in Anspruch. Du bist nicht herausragend gut und Andere können diese Jobs besser als du.Für viele gehören hier administrative Tätigkeiten rein, wie das Einpflegen von Blog-Artikeln, Email-Newslettern oder Erstellen von Social Media Grafiken.
Bei mir gehören hierzu alle Tätigkeiten, die Geduld verlangen, wie das Einstellen von Blog-Artikeln und das Verfassen von Kundenservice-Emails. Ich bin ein Ideenmensch, kein pingeliger Administrator.
4) Dinge, die du nicht kannst und nicht magst
Für mich gehört Buchhaltung hier rein und alles was mit HTML zu tun hat. Dies sind Jobs, die du weder gut kannst noch gern magst.
Geh deine Liste durch und vergib die passende Zahl:
- 1 = Ich bin genial. Diese Sache kann ich wie ein Rockstar.
- 2 = Ich bin sehr gut in dieser Sache.
- 3 = Ich bin mittelmäßig in dieser Tätigkeit und ich mag sie nicht sonderlich.
- 4 = Ich bin mies in dieser Sache und kann sie nicht ausstehen.
Schritt 3: Finde Tätigkeiten, die du sofort abgibst
Alle Tätigkeiten mit einer 1 und 2 willst du weiter selbst tun. Bei den Tätigkeiten mit 3 und 4 überlege dir, welche du zuerst weggeben könntest. Das sind wahrscheinlich die mit einer 4 und dem größten Hassfaktor ;-). Ich sag nur Buchhaltung…
Als ich frisch selbstständig war, hatte ich wenig Geld. Also habe ich als einzige Sache das Erstellen meiner WordPress-Seite weggeben. Ich habe nie versucht, meine Webseite selbst zu bauen, weil das pure Zeitverschwendung ist und bei meinen (fehlenden) Fähigkeiten ein fragwürdiges Ergebnis bringt.
Wie du dir Hilfe leisten kannst, auch wenn du meinst, es sei zu früh
Wenn du meinst, du kannst dir noch keine Hilfe leisten, schau dir dein Blatt mit den 4 Quadranten an.
- Wieviel verdienst du, wenn du 10 Stunden Dinge tust, in denen du genial oder richtig gut bist?
- Vergleich das mit 10 Stunden Arbeit, die du weder gut kannst noch gern machst.
Ist der Groschen jetzt gefallen?
Die Person verdient ihr eigenes Gehalt, weil du Zeit für geldbringende Aktivitäten, wie das Halten eines Webinars oder das Erstellen eines Online-Kurses gewinnst.Sobald du Jobs weggibst, die du weder gut kannst noch gern tust, verdienst du mehr Geld.
Deine Investition in Hilfe wird sich in Zukunft mannigfach auszahlen.
Keine Sorge, du musst nicht gleich 80 Stunden weggeben.
Starte klein, mit einem Assistenten, der dir 10 Stunden im Monat hilft.
Ehrlich gesagt, hatte ich zu Beginn Monate, wo ich am Monatsanfang noch nicht wusste, woher das Geld kommt, alle Leute zu bezahlen.
Der Druck, die Rechnungen pünktlich zu zahlen und gleichzeitig soooooo viel mehr Zeit zu haben, hat mir IMMER wesentlich mehr Geld eingebracht, als ich ausgegeben habe.
Wenn du es gern etwas sicherer magst, leg dir vor dem Anheuern Geld für 2-3 Monate Assistentengehalt zurück.
Was du sofort abgeben kannst
Administrative, sich stets wiederholende Tätigkeiten oder solche, die ausgeprägte Technikkenntnisse bedürfen, sollten auf deiner Liste der abzugebenden Dinge ganz oben stehen.
Hier mein Tipp, was sich besonders einfach weggeben lässt:
Technik und Admin-Dinge:
- Webseiten-Programmierung
- Webseite aktualisieren, Plugins einrichten
- Erstellen von Landingpages in WordPress, Leadpages, Thrive…
Administratives:
- Einpflegen von Blog-Artikeln
- Einpflegen von Newslettern
- Schneiden von Videos und Hochladen in Youtube, Vimeo
Social Media:
- Erstellen von Social-Media-Grafiken (Blog-Vorschaubilder, Zitate-Grafiken…) in Canva.com
- Einpflegen von Social Media-Beiträgen bei Facebook, Hootsuite, Buffer
Büro-Assistenz:
- Buchhaltung
- Rechnungen schreiben
- Kunden einweisen
- Termine vereinbaren
Kundenservice:
- Beantworten von Kundenanfragen
- Technischer Support für Online-Kurs-Teilnehmer
Hier findest du 27 Quellen, die dir bei der Suche nach deinem Virtuellen Assistenten helfen.
Jetzt bist du an der Reihe: Was hält dich davon ab, ungeliebte Aufgaben abzugeben? Ich freue mich auf deinen Kommentar!
Hallo Sandra,
bin heute auf deine Seite gestossen, als ich nach Referenzen für my-vpa suchte.
Eine nicht zu vernachlässigende Tatsache ist die Abgabe an die Künstlersozialkasse bei jeglicher Kreativaufgabe. Dazu sind wir als Auftraggeber verpflichtet, ab einem Gesamtvolumen von € 450/p.a. Dies wird von Agenturen jedoch übernommen.
Dies wird erst seit 2015 strenger kontrolliert und bis zu 5 Jahre nachberechnet.
Viele Grüße, Esther Wasser
Danke für den Hinweis Esther!
Toller Beitrag Sandra,
da mache ich mich jetzt sofort dran mein Genie freizulegen.
Eine Sache weiß ich schon, ich bin sehr kreativ und einfallsreich, arbeite gerne selbständig, brauche aber auch regelmäßig Austausch, damit ich kreativ bleibe.
Und ich bin ein Projektmensch. Wenn die Dinge zu laufen beginnen, bin ich gedanklich schon bei der nächsten Sache;-)
Seit etwa 3 Monaten arbeite ich mit virtuellen Assistenten von my-vpa und bin restlos begeistert! Kann ich nur jedem empfehlen!
Ein dickes Danke an Dich für Deine genialen Beiträge, ich entwickle mich zu einem großen Fan. Ich bin nämlich gerade dabei mich mit Social-Media anzufreunden und meine Firma neu aufzustellen.
Alles Spannend, sehr spannend 🙂
Bis bald Claudia
Hallo Sandra,
Superartikel mit viel Mehrwert. Vielen Dank dafür!
Ich habe gerade einen Steuerberater angeheuert und freue mich darüber, nichts mehr mit diesem nervigen Thema zu tun zu haben.
Deinen Artikel werde ich gut wegspeichern, denn irgendwann werde ich ihn wieder hervorholen, wenn ich eine(n) Assistent(en/in) brauchen kann.
Momentan schaffe ich noch alles gut allein und arbeite mich nicht tot. Ich arbeite so 35 bis 45 Stunden in der Woche und ich liebe meine Arbeit absolut.
Sie gibt mir Kraft und Energie und kostet mich keine, denn ich lebe meine Berufung.
Das ist sehr schön und befriedigend und war nicht immer so.
Weiterhin viel Erfolg und beste Grüße
Jürgen
Hej Sandra,
ich lese schon lange deinen Blog und finde diesen Artikel super. Auch, weil er gerade sehr passend für mich ist.
Ich bin gerade dabei mich als Virtuelle Assistentin selbständig zu machen und habe somit auch noch mal viele gute Argumente zusammengefasst bekommen, die ich weiter verwenden kann 😉
Viele Grüße
Henrike
Hallo Sandra.
Danke für den Quadranten-Tipp. Der ist echt hilfreich.
Ich möchte schon seit einiger Zeit folgende Tätigkeit abgeben: die monatliche „Buchhaltung“. In diesem Fall geht es darum, alle Rechnungen und Belege für den Vormonat zusammen zustellen und zu prüfen. Also in erster Linie im Mailpostfach oder bei diversen Anbietern auf den Websites die Rechnungen runtergehen, bzw. Rechnungen im Papierformat zu scannen. Diese anschließend mit dem Kontoauszug abgleichen und dem Steuerberater für den Monatsabschluss senden.
Das kostet jeden Monat ca. 2h und nervt ohne Ende.
Ich scheue mich allerdings davor, einem VA sämtliche Passwörter zu geben… Irgendwelche klugen Ideen, wie ich das Dilemma lösen kann?
Viele Grüße,
Mel
Ich finde es spannend, genau jetzt diesen Blogbeitrag zu lesen, denn ich habe gerade vor 3 Wochen angefangen, mit einer virtuellen Assistentin zu arbeiten. Der Grund war genau der, den du nennst: Es gibt viele Dinge, in denen ich nicht gut bin und – noch viel schlimmer – die mich Zeit und vor allem Energie kosten. In der Zeit, in der ich diese unliebsamen Aufgaben erledige, kann ich mich viel besser darum kümmern, mich auf meine Tätigkeiten zu konzentrieren, die mir Geld bringen oder Geld bringen werden. Meine VA und ich sind noch dabei, uns „einzugrooven“, aber ich merke jetzt schon die spürbare Entlastung und Erleichterung, die diese Zusammenarbeit mit sich bringt. Jetzt habe ich mehr Zeit, mich auf strategische Aspekte in meinem Business zu konzentrieren. Es war definitiv der richtige Schritt!
Das klingt alles gut und schön.
Aber wenn beim Neu-Start keine Einnahmen da sind, dann ist das mit bezahlter Hilfe schon nicht mehr machbar.
Es geht ja nicht darum, Billig-Meierei zu betreiben und mangelnde Bereitschaft zu haben, sich helfen zu lassen und dafür auch zu bezahlen.
Es geht darum, das jemand der diese Mittel nicht hat, sich diese Leistungen auch nicht einkaufen kann. Und wenn es nur damit geht, dann würde sich wieder bewahrheiten, dass nur derjenige erfolgreich sein kann, der schon mit goldenem Löffel isst, weil er die Mittel hat sich alles, auch professionelle Hilfe zu kaufen.
Liebe Angelika,
ich verstehe deinen Frust. Klar musst du am Anfang richtig ranklotzen und fast alles selbst tun. Aber sobald du kannst, musst du Dinge abgeben, damit du mehr Zeit hast, um mehr Geld zu verdienen. Ich bin bestimmt nicht mit einem goldenen Löffel geboren. Ich habe mein Studium mit Jobs finanziert und mich selbständig gemacht ohne einen Cent in der Bank. Ich habe als Freelancer in Agenturen gearbeitet, um in der restlichen Zeit mein Business aufzubauen und die Rechnungen zahlen zu können. Sobald ich etwas übrig hatte, habe ich mir Hilfe geholt, z.B. für die Webseite. War der Anfang hart? Ja verdammt hart. Ich habe 2 Jahre lang fast jedes Wochenende gearbeitet. Harte Arbeit ist der einzige Weg.
Hallo Sandra,
Ich lese Deinen Blog schon recht lange. Danke für all die Zeit und Mühe, die Du in Deine Artikel legst.
…ich selbst hänge gedanklich in der Schleife, wie ich am Besten vorgehe, bzw. was für eine Ressource am Besten geeignet ist, wenn ich ein komplettes CI bzw. CD benötige: Schriften, Farben, Fotos, … also den ganzen Style. Meine Geniezone ist die Technik und meine Defizite liegen darin meine Arbeit auch designmäßig gut aussehen zu lassen … Ich bin Dir dankbar für jeden Tipp. Lg Stefan
Hi Stefan,
mein Tipp für dich: Investiere am Anfang nicht zu viel in Design. Du brauchst weder Visitenkarten noch ein Logo mit schickem Slogan. Klar, deine Webseite soll professionell aussehen. Lass dir ein Theme leicht anpassen. Dafür brauchst du keinen teuren Designer. Design kommt später, wenn du Geld hast.
Viel Erfolg dir!
Hey Sandra,
Mir hat das Abgeben einer Aufgabe der Kategorie drei auf eine ganz andere Art geholfen. Als ich gesehen habe, wie viel mich das monatlich kostet das machen zu lassen, bin ich zum Nachdenken gekommen, ob diese Tätigkeit sich überhaupt lohnt.
Das Ergebnis:
Ich lasse sie einfach sein und verschwende weder Zeit noch Geld darauf. Ohne irgendwelche Nachteile.
Ich spare mehrere Stunden im Monat, bzw. über 100€ mtl. und bin mir im Klaren darüber, dass ich das einfach nicht zu machen brauche. Die Erkenntnis hat mich um die 200€ gekostet, und war es vollkommen wert :-).
Ha, na das ist auch ein Weg. Einfach gar nicht mehr machen 🙂
Hi Sandra,
danke für diesen tollen Artikel. Ich arbeite seit kurzem auch mit einer virtuellen Assistentin. Leider fällt es mir immer noch nicht ganz so leicht, bestimmte Dinge abzugeben. Ich meine immer, dass ich manche Dinge schneller selber erledigen kann und daher nicht abgebe.
Hier muss ich wohl meine Tätigkeiten besser in die 4 Quadranten einteilen. Danke für den Tipp!
Hi Basti,
das ist die Krux. Wir denken, wir machen das schnell selbst, bevor wir es jemandem erklären. Das spart dir jetzt zwar Zeit, aber langfristig nicht. Mein Tipp: Schreib dir zu den Dingen den genauen Ablauf auf. Diesen Prozess als Video oder Text gibst du deinem Assistenten. Dann musst du es nur einmal erklären.
Gruß, Sandra
Gelesen und den Hörer in die Hand genommen, um meine Bürohilfe um einen Zusatztermin zu bitten – bei mir hast Du ins Schwarze getroffen, Sandra!
Herrlich. So soll’s sein 🙂
Juhu, die Tätigkeiten zu sortieren geht erstaunlich leicht und führt in einer Minute zu einem großen AHA-Erlebnis. Für das Verträge und Preise verhandeln habe ich ganz frisch einen Agenten, das ist super, große Baustelle ist die Buchhaltung. Ich habe davon so wenig Ahnung, dass ich nicht mal weiß WAS ich alles genau machen muss und was ich da abgeben könnte, bzw. was ein Buchhalter für mich machen würde, geschweige denn, wo ich so einen her bekomme. Ich liefere einmal im Jahr meine ganzen Zahlen an einen Steuerberater – fertig. Es wäre sicher gut für meine Übersicht jemanden zu haben, der mich sortieren kann… Das wäre also meine Nr. 1!
Liebe Sandra,
seit ich die Aufzeichnung deiner Facebook-Live-Session zum Thema gesehen habe, grübele ich darüber nach, was ich abgeben könnte. Auch mir würde es sehr helfen, mehr Zeit für mein Kerngeschäft zu haben. Ich sehe nur zwei Probleme:
1. Als Einzelunternehmer/in ist man seine eigene Marke und muss mit einer Stimme auftreten. Würde ich z. B. die Kundenkommunikation einer Assistentin überlassen, ich glaube, meine Kunden würden es mir übelnehmen.
2. Aufgaben, die ich abgeben *könnte*, brauche ich durchaus zum Ausgleich. Als Texterin kann nicht unbegrenzt hintereinander konzentriert und kreativ sein. Die Erstellung von Canva-Grafiken, ja auch die Buchhaltung sind da notwendige Entspannungsübungen für mein Hirn.
Alles in allem also nicht so leicht. Ich grübele weiter. Vielen Dank für den wichtigen Anstoß!!
Viele liebe Grüße
Annika
Hallo Annika,
ich versteh was du meinst. Trotzdem glaub ich, dass deine Zeit auf Dauer beim Grafiken erstellen nicht gut angelegt ist 😉
Gruß
Sandra
Hallo Annika,
ich bin auch Texterin, und stelle mir dieselben Fragen wie du! Ich würde die Kundenkommunikation irrsinnig gerne abgeben, aber weiß nicht, wie.
Vor ein paar Wochen habe ich aber zwei virtuelle Assistentinnen „getestet“ und es war eine massive Erleichterung für mich. Das Gehirn lüfte ich jetzt nicht mit lästigen Aufgaben, sondern mit Freizeit oder wenigstens angenehmeren Aufgaben aus! 😉
GLG Lilli
Danke für die Erinnerung, denn ich verfalle auch gerne in die operative Hektik, die vielen kleinen Dinge des Tages zu „erledigen“.
Übrigens, zu meiner Genie-Zone gehört die WordPress Technik, wie Aktualisierungen, Backup, Rettung wenn Google meldet „Diese Website wurde möglicherweise gehackt“.
Herzliche Grüße,
Frank
Toller Artikel Sandra! Hilfreich wie immer! Ich bin auch so eine Selbermacher-Queen. Hab mir auch meine Website ohne Vorkenntnisse gebastelt. Das hat megaviel Zeit gekostet – aber (mir) auch viel Spaß gemacht. Noch geht das alles, weil mein Business noch superklein ist. Und ich hab den Luxus viel Zeit zu haben… Aber wenn das so weiter wächst, werd ich mir (hoffentlich) bald auch Hilfe holen (müssen). Die Einteilung von Skills in Genial | Sehr gut | Kompetent | Inkompetent, fand ich einen Augenöffner! Denn ich verplempere wirklich viel Zeit mit Sachen, die mir echt Gehirnschmerzen bereiten. DANKE für die super Tipps. Weiter so!
Hallo Margareta,
hol dir Hilfe für kleine Dinge, bevor du denkst, dass du soweit bist. So übst du dich im Abgeben und wenn dein Business dann knallt, bist du schon gut vorbereitet.
Viel Erfolg dir!
Gruß, Sandra