Bevor Sie anfangen, Ihren Email-Newsletter zu verschicken, müssen Sie wissen, wem Sie überhaupt Emails schicken dürfen, damit Ihr Newsletter nicht zum rechtswidrigen Spam wird. Denn das würde nicht nur potentielle Kunden verärgern, sondern könnte Sie mit Anwaltskosten wegen Abmahnungen teuer zu stehen kommen.
Erlaubnis zum Newsletter-Versand: Double-Opt-in
Grundsätzlich müssen Sie Email-Empfänger vor Versand Ihres Newsletters um Erlaubnis bitten. Einzige Ausnahme sind Bestandskunden. Für das Einholen der Erlaubnis müssen Sie das Double-Opt-in Verfahren nutzen. Der Empfänger gibt seine Erlaubnis (Opt-in) durch Setzen eines Häkchens (auf Webseiten) oder durch seine Unterschrift (offline).
Beim Double-Opt-in muss der Empfänger 2x zustimmen. Zuerst füllt er das Feld mit seiner Emailadresse aus und klickt auf „Senden“, „Anmelden“ oder ähnliches. Dann bekommt er eine Email mit Anmeldelink. Erst nach Klicken des Aktivierungslinks ist seine Anmeldung zum Newsletter gültig. Da nur die Person Zugang zu ihrer Email hat, wird sichergestellt, dass sie sich tatsächlich in den Verteiler eingetragen hat.
Das Einholen der Erlaubnis über Double-Opt-in gilt sowohl im B2B als auch im B2C-Geschäft, also für Privatkunden genauso wie Geschäftskunden und Firmen-Emailadressen. Ein weit verbreiteter Irrtum ist die Annahme, dass im B2B-Umfeld für die Zusendung von E-Mails kein Werbeeinverständnis erforderlich sein muss.
Für weiterführende Informationen kann ich Ihnen den Blog Datenschutzbeauftragter empfehlen.
Wen Sie anschreiben dürfen
Bestandskunden
Ihren Kunden dürfen Sie Ihren Email-Newsletter schicken, ohne vorher um Erlaubnis zu fragen, also ohne ein Double-Opt-in (§ 7 Abs. 3 UWG). Dafür müssen Sie folgende 4 Punkte beachten:
- Die Email-Adresse des Kunden stammt aus dem Verkauf einer Ware oder Dienstleistung.
- Sie dürfen nur eigene Produkte bewerben, die dem gekauften ähnlich sind. Upselling ist auch erlaubt.
- Sie müssen Ihren Kunden bei Eingabe seiner Email auf sein Widerspruchsrecht hinweisen. Sie müssen in jeder Email einen Abmeldelink anbieten. Vor Ergebung der Daten sollten Kunden auf folgenden Satz hingewiesen werden: „Die Verwendung Ihrer Daten für eigene werbliche Zwecke für ähnliche Waren und Dienstleistungen ist nicht ausgeschlossen. Sie können dieser Verwendung jederzeit widersprechen, ohne dass für den Widerspruch andere als Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen.“ Ein Hinweis in Ihren AGB reicht nicht aus.
- Kunden, die sich abgemeldet haben, müssen Sie aus Ihrem Newsletter-Verteiler entfernen.
Double-Opt-In über die eigene Webseite
Empfänger haben sich per Double-Opt-In Verfahren über Ihre Webseite oder Ihren Blog angemeldet. Um die Anmeldung zu beweisen, ist ein Anmeldedatum vorhanden. Das Datum wird automatisch gespeichert, wenn Sie mit einem Email-Provider, wie Cleverreach, arbeiten.
Anmeldung per Offline Formular
Die Empfänger haben offline ein Formular ausgefüllt und der Zusendung von E-Mails explizit zugestimmt. Wenn Sie Vorträge halten, können Sie eine Teilnehmerliste auslegen, in der Sie ein extra Feld für Newsletteranmeldungen anlegen. Der Anmeldewunsch wird mit einer Unterschrift betätigt. Das Dokument sollten Sie als Beweis unbedingt aufheben.
Gewinnspiel
Die Empfänger haben sich über ein Gewinnspiel angemeldet haben. Sie wurden bei der Anmeldung klar und deutlich mit Anschrift als Sponsor dieses Gewinnspiels genannt und der Teilnehmer wurde auf den Versand von E-Mails hingewiesen. Bei solchen Gewinnspielen dürfen nicht mehr als 10 Sponsoren teilgenommen haben.
Kontakt per Visitenkarte
Die Empfänger haben Ihnen eine Visitenkarte überreicht und explizit die Zusendung von E-Mail erwünscht! Einfach nur Visitenkarten auf einer Networking-Veranstaltung austauschen gilt nicht! Der Wunsch muss formuliert werden. Leider wird dieser Punkt oft ignoriert. Als Beweis müssen Sie die Visitenkarte und eine schriftliche Einverständniserklärung aufheben.
Jede Ihrer Emails muss ein Impressum und einen Abmeldelink enthalten.
Welche Adressen Sie nicht anschreiben dürfen
Single-Opt-In
Empfänger haben sich über ein Formular auf Ihrer Webseite angemeldet. Sie haben keine Email mit Bestätigungslink verschickt. Diese Daten dürfen Sie nicht verwenden, weil jeder jeden gegen seinen Wunsch eintragen kann. Einige meiner Kunden haben in der Vergangenheit mit Single-Opt-in gearbeitet. Um dieses Dilemma zu umgehen, können Sie allen Empfängern einmal eine Email schicken (ok, das ist nicht ganz erlaubt) und bitten, sich erneut anzumelden, damit alles rechtens ist. Dafür können Sie die Empfänger auf Ihre Webseite mit neuem Double-Opt-in Anmeldeformular schicken (am besten eine Landingpage ohne Ablenkung). Bei diesem Verfahren wird sich Ihre Liste von selbst bereinigen und übrig bleiben nur die Leute, die wirklich interessiert sind.
Gekaufte E-Mail Adressen
E-Mail Adressen, die Sie bei einer Firma gekauft haben, sind nicht gestattet und dürfen NICHT angeschrieben werden, weil Sie kein Einverständnis für die Zusendung von E-Mails erhalten haben. Von der rechtlichen Seite mal abgesehen, macht der Einkauf von Emails keinen Sinn. Denn solche Personen, die freiwillig in Ihren Newsletter einstimmen, werden viel eher zu Kunden und Empfehlungsgebern, als solche, die überhaupt nicht wissen, wer Sie sind.
Aus dem Internet kopierte E-Mail Adressen
E-Mail Adressen, die im Internet auf Webseiten als Kontaktmöglichkeit oder in öffentlichen Verzeichnissen dargestellt werden, sind nicht gestattet. Dazu gehören übrigens auch Ihre Xing-Kontakte. Der Austausch einer Email-Adresse über Xing bedeutet nicht die Einwilligung in einen Newsletter. Auch hier gilt: Die schnelle Verlockung auf Erfolg kann nach hinten los gehen und Ihren Namen für immer verbrennen.
Mündliche Erhebung
E-Mail Adressen, die Sie mündlich z. B. durch Telefongespräche erheben, dürfen Sie nicht anschreiben. Eine Einwilligung in den Newsletter-Versand muss schriftlich passieren.
Nächste Schritte
Wenn Sie regelmäßige Email-Newsletter verschicken, rate ich Ihnen dringend dazu, einen Email-Marketing-Anbieter zu nutzen. Denn der Versand hunderter Emails über Ihren eigenen Email-Server kann dazu führen, dass Sie als Spammer markiert werden. Das heißt, dass Ihre Emails bei Empfängern nur noch im Spam-Ordner landen, weil deren Email-Provider, wie Gmail, Web-Mail usw., Ihre Emails aussortieren. Zweitens haben Sie viel mehr Möglichkeiten der Gestaltung und Erfolgsmessung. Hierzu mehr im nächsten Teil der Serie.
