Denkst du, du findest keine guten Leute, weil niemand den Job so gut macht, wie du?

Hast du schon mal jemanden angeheuert und das war eine Katastrophe? Jetzt denkst du, du machst doch lieber wieder alles selbst?

Also wenn du darüber nachdenkst, auf ein Team zu verzichten, schau lieber zuerst, ob du die Kommunikation verbessern kannst. Im Zweifelsfall liegt es nämlich gar nicht an den Personen, die du angeheuert hast. Denn die Leute sind nur so gut, wie du sie anleitest.

In dieser Podcast-Folge lernst du,

• was du einrichten musst, damit dein virtuelles Team gut arbeiten kann
• die Stolpersteine, die zu schlechten Ergebnissen führen
• praktische Tipps zum effizienten Arbeiten im Team
  

Erstell Prozesse für alle wiederkehrenden Abläufe.

Prozesse beschreiben haargenau und bis ins kleinste Detail, wie eine Sache gemacht wird. Wir legen sowas als Liste mit Schritten bzw. Checkliste an. Prozesse machen für alle wiederkehrenden Tätigkeiten Sinn, die jedes mal exakt gleich erledigt werden. Für Dinge, die nur ein- oder zweimal gemacht werden, brauchst du keinen Prozess.

Wir haben Prozesse für:

• Blog-Artikel bei WordPress einpflegen
• Podcast-Folge hochladen und teilen
• Youtube-Videos einstellen und optimieren
• neues Webinar anlegen mit Landingpage, Anmeldung und automatisierten Emails
• Buchhaltungsbelege sammeln und fertigmachen für Buchhalterin

Je genauer du beschreibst, wie eine Sache erledigt werden soll, umso besser wird die Qualität der Umsetzung. Wenn du bislang gedacht hast, niemand macht etwas so gut wie ich, lag es vielleicht daran, dass du zu unpräzise formuliert hast, wie du es gern hättest.

Prozesse zu erstellen ist viel Arbeit, aber das kannst du deinem Team überlassen.

Ich erkläre dem Team-Mitglied, wie ich etwas mache über Video-Call und zeichne das auf. Das Team-Mitglied kann dann anhand der Aufzeichnung den genauen Ablauf erstellen.

Dann leg die Prozesse gut sortiert ab und teile sie mit allen. Es macht aus Sinn, zwischendrin immer wieder auf die Einhaltung der Abläufe und Checklisten hinzuweisen, damit sich keine Fehler einschleichen.

Denk daran, du willst nicht der Kontrolletti sein, der die Ergebnisse deines Teams stets und ständig überprüft. Das klaut enorm viel Zeit und ist demotivierend für dein Team.

Leg Normen fest für Entscheidungen.

Leg Normen fest, für Dinge, die nicht in eine Checkliste passen, wie:

• Vorlagen für Kundenservice-Emails zu Fragen, die immer wieder auftauchen
• Umgang mit Kundenkritik und Stornierungen
• Anfragen für Kooperationen und Interviews

 

Leg auch fest, welche Entscheidungen deine Team-Mitglieder selbst fällen dürfen. Je mehr Entscheidungsfreiheit die haben, um so weniger Arbeit hast du. Auch wenn dein Kontrollfreak jetzt ausflippt. Wenn du vorher ganz genau die Normen für Entscheidungen kommuniziert hast, werden wenige Fehler passieren.

Und ja, es werden Dinge anders gemacht werden, als du sie machst. Gewöhn dich dran. Sonst machst du weiter alles selbst.

Leg Zuständigkeiten fest.

Das klingt banal, ist es aber überhaupt nicht. Viele Jobs überschneiden sich. Wer ist zuständig dafür, Blog-Artikel einzustellen? Die Social Media Managerin oder der technische Admin?

Wenn dein Team nicht weiß, wer was machen soll, werden die Dinge nicht erledigt. Aus meiner Erfahrung funktioniert es auch nicht, dem Team zu überlassen, wer was macht.

Leg du fest, wer für die Fertigstellung eines Jobs zuständig ist. Nicht umsonst kann man in Asana, dem Projektmanagement-Tool, auf das ich schwöre, nur eine Person pro Aufgabe zuteilen.

7 Tipps zum effizienten Arbeiten im virtuellen Team

1. Teile Zugang zu allen wichtigen Dokumenten. Wir nutzen Google Drive dafür. Die Dropbox ist auch gut.
2. Halte alle To-Dos in einer Projektmanagement-Software fest, so dass jeder genau weiß, was bis wann zu erledigen ist. Wir  nutzen Asana mit dem Gratis-Account und das ist mehr als ausreichend. Trello oder Basecamp sind weitere, obwohl Basecamp nicht kostenlos ist.
3. Vermeide die Kommunikation mit deinem Team via Email. So gehen wichtige Dinge leicht unter und es dauert auch viel zu lange.
4. Wir nutzen Slack für schnelle Gespräche, Fragen und Absprachen. Pass auf, dass du die To-Dos nicht als Chat schreibst. So gehen die wieder schnell unter. Du kannst Slack mit Asana verbinden und aus einer Chatnachricht ganz einfach ein To-Do mit Deadline erstellen, ohne erst Asana aufmachen zu müssen.
5. Sei so präzise wie möglich, wenn du eine Aufgabe vergibst. Je genauer du bist, umso besser wird die Qualität der Umsetzung.
6. Hab Meetings so oft wie nötig und so selten wie möglich. Ich treffe mich mit jedem einzeln einmal pro Woche um die Dinge zu planen, die anstehen. Wir machen seltener als einmal im Monat ein Team-Treffen, in dem ich meine Pläne für’s Quartal erkläre oder wir gemeinsam die Lösung zu einer Frage brainstormen.
7. Setze jedem Team-Mitglied Ziele. Am besten stellst du 3 konkrete Ziele für 90 Tage.
   

Ressourcen und Tools für virtuelle Teams:

Google Drive und Dropbox als Server

Asana, Trello oder Basecamp als Projektmanagement-Tool

Slack für tägliche Kommunikation

Zoom für Video-Meetings